在庫集計を、小さな自動化から見直した話｜人の確認を残す設計

よりみちFIREへようこそ。FIREまで、今日も寄り道しながら考えていきます。

在庫管理で本当に減らしたかったのは、確認そのものではありません。同じ数字を何度も転記して、間違いがないかを探す時間です。そこで、複数のCSVを一度整理し、確認が必要な項目を一覧にする小さな仕組みを考えました。

この記事では、個別の薬品名・数量・取引先を出さずに、設計の考え方だけを記録します。医療に関わる判断や発注を自動で確定するものではありません。

先に整理したのは「どこで人が判断するか」

元の作業は、複数のCSVを開き、品目ごとの数量を転記し、表を見比べる流れでした。時間がかかるだけでなく、途中で列や表記が変わると、確認する場所が増えていきます。

そこで自動化する範囲を、次の3つに限定しました。

1. CSVを読み込み、表記ゆれを整理する
2. 品目ごとに集計し、差分や空欄を見つけやすくする
3. 人が確認すべき候補を、別の一覧に出す

最後の確認、発注、薬剤の取り扱いに関する判断は人が行います。AIやスクリプトに任せるのは、判断の前に必要な材料を整えるところまでです。

小さく作ると、現場で直しやすい

最初から完璧な在庫システムを作ろうとすると、例外が出た瞬間に止まります。私たちが大切にしたのは、CSVの形式が変わったときに直す場所を少なくすることと、出力を見た人が「何を確認すればよいか」を分かるようにすることでした。

自動化の効果は、何分短縮できたかだけでは測れません。転記に追われず、例外を確認し、次の判断へ進める状態になっているか。そのほうが安全性にもつながると考えています。

仕事づくりにも使える考え方

この設計は、在庫に限りません。毎月の集計、問い合わせの分類、帳票の下書きなどでも、まず「人が決めること」と「前もってそろえられること」を分けると、取り組みやすくなります。

自動化は、人を外すためのものではありません。人が確認し、説明し、改善する時間を残すためのものだと思っています。

まとめ

大きなシステムを導入しなくても、繰り返している転記や見比べる作業は軽くできます。ただし、正しいかどうかの最終判断まで機械に預けないこと。そこを最初に決めておくと、仕組みは現場で長く使いやすくなります。

今日も、FIREまで寄り道しながら。自分たちの選択肢を、一つずつ増やしていきます。